اگر نمی‌خواهید ایمیل‌های‌تان اسپم شوند، این مقاله را بخوانید!
از هر ۵ تا یکی. بعضی‌ها هم ادعا می‌کنند نیمی از ایمیل‌ها اسپم هستند؛ اما اگر بی‌دلیل قربانی شده باشیم تکلیف چیست؟! شاید ایمیل‌مان اشتباهی داخل پوشه اسپم رفته باشد. فرض کنید کمپین ایمیل مارکتینگ راه انداخته‌اید و کلی روی دستاورد‌های آن حساب کرده‌اید. فقط کافی است با یک اشتباه، بیشتر ایمیل‌های ارسالی سر از پوشه اسپم دربیاورند و کمپین با صورت به زمین بخورد. پوشه اسپم آخر دنیای ایمیل‌ها است. مثل والهالا برای وایکینگ‌ها. البته که قداستی راجع به این پوشه در کار نیست!
در این مقاله می‌خواهیم راهکارهای جلوگیری از این اتفاق بد را یادتان بدهیم. همچنین دلایلی که منجر به اسپم شدن یک ایمیل می‌شوند را هم بررسی خواهیم کرد؛ اما قبل از هرچیز، بیایید ببینیم اسپم‌ها دقیقاً به کجا می‌روند!
پوشه اسپم ایمیل کجاست؟
پلتفرم با پلتفرم فرق می‌کند! اما نه خیلی! در کل ایمیلی که اسپم شناخته شود، به پوشه‌ای هدایت می‌شود که Spam یا Junk نام دارد.
این پوشه هم معمولاً در همان قسمتی است که صندوق ورودی یا همان Inbox قرار دارد. برای مثال، در ادامه تصویر پلتفرم Gmail را آورده‌ایم:
همان‌طور که گفتیم، عموم پلتفرم‌های رایگان تا حد زیادی به هم شباهت دارند. اگر از هاست ایمیل استفاده می‌کنید و پلتفرم اختصاصی دارید، برای پیدا کردن این پوشه باید کمی گشت‌و‌گذار کنید.
یادتان باشد که تمام ایمیل‌های موجود در پوشه اسپم، لزوماً اسپم نیستند و ممکن است اشتباهی به آنجا رفته باشند!
به همین خاطر لازم است دلایلی که منجر به اسپم شدن یک ایمیل می‌شوند را بدانیم.
ایمیل‌ها به چه دلایلی اسپم می‌شوند؟
اجازه دهید قبل از پرداختن به این موضوع، اسپم را تعریف کنیم:
در حال حاضر، فیلترهای شناسایی اسپم در پلتفرم‌های ایمیلینگ، بسیار حساس و سخت‌گیر شده‌اند. به همین خاطر باید خیلی بیشتر از قبل مراقب باشید تا تلاش‌های ایمیل مارکتینگ‌تان برای هیچ نباشد!
برویم سراغ دلایلی که می‌توانند یک ایمیل را به پوشه اسپم بفرستند.
۱) عدم استفاده از سیستم‌های احراز هویت معتبر
وقتی تلفن کاری‌تان زنگ می‌خورد، احتمال اینکه افرادی برای ایجاد مزاحمت تماس گرفته باشند زیاد است! از آنجایی که نمی‌خواهید زمان ارزشمندتان با شنیدن اراجیف و خزعبلات تلف شود، پس ترجیحاً فقط شماره‌هایی را جواب می‌دهید که آن‌ها را می‌شناسید. مثلاً مدیرعامل شرکت X!
ایمیل‌ها هم اگر با یکی از ۳ پروتکل DKIM یا SPF و DMARC احراز هویت شوند، شانس بیشتری برای عبور از فیلترهای شناسایی اسپم دارند؛ چراکه این ۳ پروتکل، معتبرترین‌ها در زمینه احراز هویت فرستنده ایمیل هستند.
۲) شفاف نبودن آدرس فرستنده ایمیل
مسئله مهم دیگر برای فیلترهای تشخیص اسپم، عجیب نبودن آدرس فرستنده است! آدرس ایمیل‌هایی که پر از شماره‌ها و سبمل‌های بی‌معنا هستند، امکان اسپم شدن ایمیل را افزایش می‌دهند.
نکته دیگر اینکه حتماً دقت داشته باشید تا آدرس ایمیل‌تان با همان چیزی که تائید هویت کرده‌اید یکسان باشد.
همچنین برای ایمیل‌هایی که در حجم بالا و برای گیرنده‌های زیاد فرستاده می‌شوند، داشتن آدرس فیزیکی یک مزیت محسوب می‌شود.
۳) استفاده از کلمات و عبارات زرد!
برخی از عبارات و کلمات هستند که به‌خودی خود زرد هستند. مثلاً: تنها در یک شب پولدار شوید!
فیلترها به چنین عبارات و کلماتی شدیداً حساس هستند و بلافاصله آن‌ها را به پوشه اسپم می‌فرستند. حتی شاید چنین کلماتی به‌تنهایی عامل اسپم شدن یک ایمیل نباشند؛ اما وقتی با عوامل دیگر ترکیب می‌شوند، فیلترها را بیدار می‌کنند و آن‌ها هم به سمت پوشه اسپم هدایت‌شان می‌کنند.
۴) لیست ایمیل نامناسب!
منظور از لیست ایمیل، لیست مخاطبینی است که در فرایند‌های ایمیل مارکتینگ، برای آن‌ها ایمیل ارسال می‌شود. نامناسب هم در اینجا تعاریف مختلفی دارد. چه زمانی یک لیست نامناسب شناخته می‌شود؟ هنگامی که:
- بدون اجازه گیرنده‌ها برای ایشان ایمیل بفرستید.
- آدرس‌های موجود در لیست همه قدیمی و بیشتر آن‌ها بدون فعالیت رها شده باشند.
- لیست حاوی مخاطبینی باشد که تعامل خوبی با ایمیل‌های شما ندارند.
در چنین شرایطی، سیگنال‌هایی که به ابزارهای فیلترکننده ارسال می‌شود که شاید ایمیل‌های شما اسپم هستند. پس بیشتر آن‌ها را به پوشه اسپم می‌فرستند.
۵) وجود لینک مشکوک در ایمیل
هدف اسپمرها از فرستادن ایمیل‌های اسپم، فریب دادن گیرنده به‌منظور کلیک روی یک لینک مخرب است. این لینک می‌تواند حاوی بدافزارها باشد. یا به هر شکل دیگری، در جهت اهداف پلید آن‌ها عمل کند.
به همین خاطر، فیلترهای جداکننده ایمیل‌های اسپم، نسبت به لینک‌های مشکوک بسیار حساس هستند. حتی اگر احساس کنند مقصد لینک یک سایت مشکوک است، باز هم رحم نمی‌کنند و ایمیل به پوشه اسپم فرستاده می‌شود.
نکته جالب اینکه این فیلترها، با کوتاه‌کننده‌های لینک هم مثل لینک‌ها مشکوک برخورد می‌کنند؛ چراکه از نظر آن‌ها، URL مقصد باید با URL نوشته شده در متن ایمیل عیناً همخوانی داشته باشد. اتفاقی که با استفاده از کوتاه‌کننده‌های لینک، دقیقاً برعکسش رخ می‌دهد.
۶) استفاده بیش از حد از تصاویر
در واقع، نبودن تناسب میان تعداد تصاویر و میزان متن، چیزی است که فیلترهای اسپم‌کش را تحریک می‌کند! می‌دانید چرا؟
قبلاً اسپمرها روشی پیدا کرده بودند که متنون اسپم‌شان را به‌صورت عکس‌نوشته برای گیرنده‌ها ارسال می‌کردند. از آنجایی که فیلترها زرنگ هستند، متوجه حقه آن‌ها شدند و حالا ارسال عکس زیاد با متن کم، دردسرساز است!
البته ایمیل‌های حاوی تصاویر با حجم زیاد هم پتانسیل زیادی برای اسپم شناخته شدن دارند.
خلاصه کلام اینکه: عکس را جایگزین متن نکنید. بلکه از آن برای تکمیل محتوای متن‌تان بهره ببرید.
۷) استفاده زیادی از فایل پیوست
شنیده‌اید می‌گویند یک دیوانه سنگی را در چاه می‌اندازد و هزار عاقل نمی‌توانند همان سنگ را بیرون بیاورند؟! حکایت همین مورد است.
اسپمرها از فایل‌های پیوست یا همان Attachmentها برای توزیع بدفزارها (malwares) استفاده می‌کنند. به خاطر این کار زشت، استفاده بیش از حد از فایل‌های پیوست می‌تواند منجر به اسپم شدن یک ایمیل شود.
۸) گیرنده آدرس شما را در لیست اسپمرها قرار داده باشد (شاید تصادفی)!
تقریباً تمام پلتفرم‌های ایمیلینگ، قابلیتی را در اختیار کاربران‌شان قرار می‌دهند که می‌توانند با کمک آن، برخی از آدرس‌های فرستنده ایمیل را در لیست اسپمرها قرار دهند! البته ممکن است مخاطبی به اشتباه این کار را با آدرس شما کرده باشد.
در هر صورت، وقتی چنین اتفاقی رخ دهد، سیگنالی برای فیلترکننده‌ها ارسال می‌شود. سیگنالی که برای شما خوب نیست. آن‌ها ایمیل‌های‌تان را با وسواس بیشتری پایش می‌کنند و احتمالاً، تعداد بیشتری از آن‌ها را به پوشه اسپم می‌فرستند.
حالا که با دلایل اسپم شدن ایمیل‌ها آشنا شدیم، موافقید که راه‌حل‌های جلوگیری از این مشکل را هم بررسی کنیم؟ بخش بعدی راجع به این موضوع است:
۱۱ راه جلوگیری از اسپم شدن ایمیل
همان‌طور که گفتیم، اسپم شناخته شدن ایمیل‌ها، تمام تلاش‌هایی که برای کمپین ایمیل مارکتینگ داشته‌اید را از بین خواهند برد. در ادامه ۱۱ راهکار جلوگیری از این اتفاق تلخ را به شما خواهیم گفت:
۱. از سابسکرایبرها بخواهید آدرس ایمیل‌تان را در لیست سفید بگذارند
برای اینکه شخصی عضو خبرنامه ایمیلی‌تان شود، اصطلاحاً باید شما را سابسکرایب (Subscribe) کند. حالا اگر از این افراد بخواهید آدرس شما را در لیست سفید قرار دهند، ایمیل‌های‌تان هیچ‌وقت به پوشه اسپم نخواهد رفت.
وقتی در این لیست قرار داشته باشید، فیلترها می‌دانند که اجازه عبور ایمیل از قبل صادر شده است.
۲. برای ارسال ایمیل اجازه بگیرید
تماس‌هایی که بدون هیچ اجازه‌ای انجام می‌گیرند آزاردهنده هستند! مخصوصاً زمانی که هدف از تماس اهداف بیزنسی باشد! به همین خاطر بسیار ضروری است که اجازه گیرنده را برای ارسال ایمیل داشته باشید.
مثلاً همان سابسکرایب که در بخش قبلی گفتیم. در چنین حالتی، گیرنده اجازه می‌دهد که برایش ایمیل بفرستید. با میل خودش! پس کارهای مثل خریدن لیست ایمیل و فرستادن ایمیل به آدرس‌های تصادفی کار بسیار بیهوده‌ای است. درضمن باعث می‌شود ایمیل‌تان به پوشه اسپم‌ها برود.
حتی اگر فیلترها ایمیل را اسپم تشخیص ندهند، احتمال اینکه گیرنده چنین ایمیل‌هایی را به پوشه اسپم بفرستد زیاد است. سپس سیگنالی برای همان فیلترها ارسال خواهد شد: ایمیل‌های این آدرس اسپم هستند! به این ترتیب، تمام ایمیل‌های‌تان راهی پوشه اسپم خواهد شد.
اگر کمی منطقی هم فکر کنید، در دنیای امروز بازاریابی، انجام کارهایی از این دست (ارسال ایمیل بدون اجازه گیرنده) آورده خوبی برای کسبوکارتان هم نخواهد داشت.
۳. از قوانین حاکم بر ایمیل مارکتینگ پیروی کنید!
آنقدرها هم که فکر می‌کنید بی‌قانونی نیست! مجموعه قوانینی تحت عنوان CAN-SPAM وجود دارد که به‌طور مشخص راجع به اسپم صحبت می‌کند. اتفاقاً که مجازات‌های سنگینی برای اسپمرها در نظر گرفته شده است. ساده‌ترینش که ما در ایران باید نگرانش باشیم، همان رفتن ایمیل‌ها به پوشه اسپم است.
در کل این مجموعه قوانین، ۴ مسئله اصلی را بیان می‌کنند:
- ارسال ایمیل بدون اجازه گیرنده
- ارسال ایمیل بدون مشخص بودن آدرس فرستنده ایمیل
- ارسال ایمیل با موضوع زرد و گمراه‌کننده
- ارسال ایمیل بدون در نظر گرفتن امکان لغو عضویت برای گیرنده
اگر از پلتفرم‌های رایج ایمیل مثل Gmail و Yahoo استفاده می‌کنید، نیازی نیست نگران موارد دوم و چهارم باشید. حواس‌تان را جمع کنید تا موارد ۱ و ۳ را نقض نکنید.
اگر از هاست ایمیل استفاده می‌کنید، باید هر ۴ مورد را با دقت رعایت کنید.
۴. از سرویس‌های ایمیل مارکتینگ معتبر استفاده کنید
گفتیم ایمیل مارکتینگ هنوز هم یکی از موثرترین کانال‌های بازاریابی است! با اینکه بسیار عجیب به نظر می‌رسد، اما حقیقت دارد. به همین خاطر، سرویس‌های ایمیل مارکتینگ زیادی وجود دارند که اجرای این کمپین‌ها را برای افراد و کسب‌و‌کارها راحت‌تر می‌کنند.
یکی از مواردی که فیلترها را گوش‌به‌زنگ می‌کند، IPهای بدنام هستند. منظور IPهایی است که اسپم‌های زیادی از طرف آن‌ها فرستاده می‌شود.
سرویس‌های ایمیل مارکتینگ معتبر، بسیار مواظب هستند که به اسپمرها سرویس ندهند تا IPشان را بدنام نکنند. به همین دلیل است که استفاده از سرویس‌های معتبر، اهمیت زیادی دارد.
ما در مقاله‌ای راجع به ۵ سرویس معتبر ایمیل مارکتینگ برای ایرانی‌ها صحبت کرده‌ایم. اگر می‌خواهید کمپین اجرا کنید و نمی‌دانید از کجا سرویس بگیرید، این مقاله یاری‌تان خواهد کرد.
۵. قبل از ارسال ایمیل آن را به خوبی ویرایش کنید
ایمیل‌هایی که ربات‌وارانه نوشته شده باشند، شانس زیادی برای رد شدن از فیلترها ندارند و یک‌راست به پوشه اسپم‌ها می‌روند.
اینکه هرازگاهی اشتباهات تایپی و دستوری داشته باشید، کاملاً طبیعی است! اما اوضاع وقتی خطرناک می‌شود که تعداد این اشتباهات از حد بگذرد!
پس قبل از اینکه ایمیل را برای لیست مخاطبان‌تان ارسال کنید، با دقت و وسواس آن را ویراستاری کنید. حتی اگر برای‌تان مقدور است، این کار را به یک ویراستار حرفه‌ای بسپارید تا خیال‌تان از این جهت راحت شود.
۶. موضوعات را زرد ننویسید
بالاتر هم اشاره کردیم، اگر فیلترها تشخیص دهند موضوع ایمیلی زرد و غیرواقعی است، آن را اسپم تشخیص می‌دهند. قبلاً برخی از کلمات مشخص در این زمینه برای فیلترها وجود داشت، اما حالا با پیشرفت الگوریتم‌ها اوضاع کمی پیچیده‌تر شده است.
بنابراین نهایت سعی‌تان را بکنید تا از زرد نوشتن دور بمانید.
۷. ایمیل‌های غیرفعال را از لیست‌تان حذف کنید
اگر یادتان باشد، بالاتر گفتیم لیستی که حاوی آدرس‌های غیرفعال باشد نامناسب است!
احتمالاً برای همه‌مان پیش آمده باشد که ایمیلی ساخته باشیم و رمز عبورش از یادمان رفته باشد. قدیم‌تر‌ها بازیابی ایمیل مثل حالا رایج نبود. معمولاً وقتی چنین اتفاقی رخ می‌داد، صاحب اکانت از خیر آن می‌گذشت و اکانت جدیدی می‌ساخت. هنوز هم هستند کسانی که همین کار را می‌کنند!!
به هر حال، هرچقدر تعداد ایمیل‌های غیرفعال لیست‌تان بیشتر باشد، میزان تعامل با ایمیل‌های‌تان هم کم‌تر خواهد بود. وقتی ایمیلی حتی دیده نشود، چطور می‌توان توقع مشارکت داشت؟ بنابراین فیلترها این‌طور برداشت می‌کنند که ایمیل ارسالی اسپم و است و … باقی ماجرا را خودتان می‌دانید.
اما یک نکته مهم: اگر درصد بالایی از ایمیل‌های‌تان باز نمی‌شوند، احتمالاً اشکال از جای دیگری باشد. بهتر است استراتژی ایمیل مارکتینگ کسبوکارتان را بازنگری کنید.
۸. آدرس فرستنده شفاف و مشخص باشد
آدرس فرستنده ایمیل، روبه‌روی From نوشته می‌شود. اگر این آدرس معتبر نباشد، احتمال اینکه گیرنده آن را به پوشه اسپم هدایت کند زیاد است. مثلاً آدرس زیر را ببینید:
چنین آدرسی قطعاً از انواع عجیب‌و‌غریب و نامعتبر است. از چنین آدرس‌هایی استفاده نکنید.
۹. به‌طور منظم برای لیست‌تان ایمیل بفرستید
خواهشاً اعتدال را رعایت کنید. نه طوری باشد که هر ۴ ماه یکبار پیدای‌تان شود. نه اینکه هر روز با ۶ ایمیل مخاطب را آزار دهید!
در نهایت یادتان باشد که هدف اصلی و نهایی، خلق ارزش است. این هدف را قربانی فرستادن ایمیل‌های زیاد نکنید؛ اما منظم باشید و سعی کنید حداقل ماهی یکبار برای مخاطبان‌تان ایمیل بفرستید.
۱۰. لغو عضویت (Unsubscribe) را برای گیرنده آسان کنید
طوری نشود که مخاطب احساس کند مجبور است ایمیل‌های‌تان را تحمل کند. اگر آن‌ها به این مرحله برسند، خیلی راحت یکی از ایمیل‌های‌تان را به پوشه اسپم هدایت می‌کنند. سپس تمام ایمیل‌های‌تان به‌صورت خودکار راهی این پوشه می‌شوند.
با این اوصاف، سعی کنید تا جای ممکن لغو عضویت را برای گیرندگان ایمیل‌تان راحت کنید. با انجام اینکار، اعتماد به نفس‌تان را به مخاطب نشان می‌دهید. این‌طور که:
ما از کیفیت محتوای خود اطمینان داریم، اما اگر به هر دلیلی دوست ندارید برای‌تان ایمیل بفرستیم، خیلی راحت می‌توانید عضویت‌تان را در خبرنامه ما لغو کنید.
بهترین جا برای قرار دادن گزینه Unsubscribe، فوتر ایمیل (بخش انتهایی) است.
۱۱. صادق باشید
شاید بتوان گفت بزرگ‌ترین اشتباه کسب‌و‌کارها در دنیای دیجیتال، دروغگویی است! شاید این کار ناپسند در سیستم سنتی کارساز باشد، اما اینجا ماه پشت هیچ ابری نمی‌ماند و بالاخره حقیقت مشخص می‌شود.
اگر نمی‌خواهید از قوانین CAN-SPAM سرپیچی کنید و اگر نمی‌خواهید ایمیل‌تان راهی پوشه اسپم شود، صداقت را سرلوحه تمام اقدامات مارکتینگ‌تان قرار دهید. از جمله ایمیل مارکتینگ!
علاوه بر این ۱۱ مورد، پرهیز از مواردی که منجر به اسپم شدن ایمیل می‌شوند هم کمک‌تان خواهند کرد. کمک‌تان خواهند کرد تا یک کمپین ایمیل مارکتینگ موفق و بی‌نظیر اجرا کنید.
جمع‌بندی
برای اینکه ایمیل‌های‌تان اسپم شناخته نشوند، هم باید رضایت گیرنده را جذب کنید و هم رضایت فیلترهایی که برای تشخیص این نوع ایمیل‌ها استفاده می‌شوند!
در این مقاله دلایل اسپم شناخته شدن یک ایمیل را بررسی کردیم و ۱۱ راهکار برای جلوگیری از این اتفاق ناگوار ارائه کردیم.
