این ۹ مورد را برون سپاری کنید تا زمان بسیار بیشتری داشته باشید
همه‌فن حریف بودن منسوخ شده! هر تخصصی آن‌قدر عمیق و گسترده شده است که می‌تواند تمام عمر ما را درگیر خودش کند. اکنون اغلب ما ترجیح می‌دهیم به کاری مشغول باشیم که در آن به اندازه کافی خوب و متخصص هستیم.
با این‌حال هر کسب‌وکاری، وظایف مختلفی در زمینه‌های گوناگون را در بر می‌گیرد و اگر بخواهیم کاری راه بیندازیم به نیروی متخصص در هر زمینه نیاز داریم. این نیرو را چطور می‌توان تامین کرد؟ مثلا برای انجام حسابداری و امور مالی یک کسب‌وکار کوچک، استخدام یک حسابدار تمام‌وقت، توجیهی ندارد. این‌جاست که برون سپاری مثل یک قهرمان وارد عمل می‌شود.
در این مقاله می‌خواهیم همه جوانب برون‌سپاری را زیر ذره‌بین ببریم. در نهایت هم می‌خواهیم به پاسخ این سؤال برسیم که یک کسب‌وکار چه مواردی را می‌تواند برون سپاری کند؛ اما ابتدا بیایید با این مفهوم بیشتر آشنا شویم.
برون سپاری چیست؟
برون سپاری به زبان ساده یعنی واگذاری بخشی از وظایف داخلی یک کسب‌وکار به افراد متخصص خارج از آن.
این روش مخصوصاً برای کسب‌وکارهای کوچک می‌تواند کارآمد و مفید باشد؛ پس با استفاده از نیروی متخصصی که به استخدام شرکت در نیامده است، برون سپاری کرده‌ایم. این نیرو ممکن است یک شخص فریلنسر، تیم متخصص یا اپلیکیشن و نرم‌افزاری برای ساده‌سازی کارها باشد؛ یعنی حتی در صورت استفاده از نرم‌افزارهای SaaS هم نوعی برون سپاری را شاهد خواهیم بود.
احتمالاً همین حالا هم دلیل برون سپاری را متوجه شده‌اید. در هر صورت، بخش بعدی به این پرسش اختصاص داده شده است.
چرا باید برون سپاری کرد؟
وقتی خودم می‌توانم انجام بدهم چرا باید آن را برون سپاری کنم؟!
شاید این سوال برای‌تان پیش آمده باشد. برون سپاری مزایای متعددی دارد و شاید کلید موفقیت بسیاری از کسب‌وکارها باشد. گاهی روی قسمتی از کار احاطه و تخصص کافی را ندارید و به همین دلیل زمان زیادی را صرف انجام آن می‌کنید. با برون سپاری می‌توانید این زمان تلف‌شده را صرف موضوعات مهم‌تر و تخصصی‌تر کنید. اجازه دهید اولین جمله این مقاله را یادآوری کنیم. دوران همه‌چیزدان بودن تمام شده است!
برون سپاری این امکان را به شما می‌دهد که بر روی اهداف اصلی مجموعه متمرکز باشید. کارهای روتین، وقت‌گیر، حساس یا تخصصی را به متخصصان خودشان بسپارید. این مهم‌ترین دلیل برون سپاری است!
در تصویر زیر به‌طور اجمالی با مزایای این روش آشنا می‌شوید.
اما نباید خیال کنیم که برون سپاری سرتاسر مزیت و خوبی است.
برون سپاری چه معایبی دارد؟
اینفوگرافیک زیر، مزایا و معایب برون سپاری را کنار هم نمایش می‌دهد.
یکی از معایب این روش که بسیاری از کارفرمایان دغدغه آن را دارند، تفاوت نگرش داخلی سازمان با متخصصانی است که بخشی از کار به آن‌ها سپرده می‌شود. پیدا کردن شخص یا تیم قابل اعتماد برای برون‌سپاری، نیازمند صرف زمان و انرژی است. به‌علاوه گاهی هزینه‌های برون‌سپاری بیشتر از استخدام نیروی جدید متخصص تمام می‌شود.
به‌همین خاطر، برای برون سپاری وظایف مختلف کسب‌وکارتان، نباید بی‌گدار به آن بزنید.
۴ سؤال مهم که باید پیش از برون سپاری از خودتان بپرسید
خب اگر می‌خواهید عاقلانه و به‌دور از هیجان عمل کنید، قبل از برون سپاری ۴ پرسش زیر را از خود داشته باشید و به آن‌ها پاسخ دهید:
۱- دلیل برون سپاری چیست؟
پیش از هر اقدامی باید هدف‌تان را مشخص کنید. به این ترتیب، می‌دانید دقیقاً چه توقعی از متخصص خارج از سازمان‌تان خواهید داشت!
علاوه بر آن، باید ببینید این روش در مجموع برای شما سود اقتصادی دارد یا خیر؟ اصلا برون سپاری ضرورتی دارد؟
۲- چقدر سودآور است؟
سود کسب و کار، درآمد نهایی و بودجه و سرمایه. این سه مورد از مهم‌ترین پارامترهای سنجش موفقیت یا عدم موفقیت برون سپاری هستند.
گاهی ممکن است بلافاصله به سود نرسید؛ حتی ممکن است در ابتدای کار هزنیه مازاد هم بپردازید. باید ببیند در نهایت نتیجه و تأثر نهای برون سپاری بر کسب‌وکارتان چه خواهد بود. آیا این هزینه‌ها در نهایت قرار است به نفع‌تان تمام شوند؟! اگر پاسخ منفی است، پس برون سپاری هم کار درستی نخواهد بود.
۳- کدام کارها را می‌خواهید برون سپاری کنید؟
پیدا کردن وظایفی که قرار است به دیگری بسپارید بسیار مهم است. می‌توانید لیستی از وظایف داخلی مجموعه آماده کنید. سپس ببینید انجام هر کدام از آن‌ها چقدر زمان می‌برد؟
وظایفی که بیشترین زمان را به خود اختصاص می‌دهند اغلب یکی از این دو حالت هستند
- اولویت اول یا همان موضوعات اصلی کسب‌وکار شما که بسیار تخصصی و حائز اهمیت هستند.
- به دلیل نبود تخصص کافی، انجام آن‌ها بیش از حد لازم وقت می‌گیرد.
دسته دوم همان کارهایی هستند که باید برون سپاری کنید.
۴- آیا منطقی است که صرفاً به‌خاطر عدم علاقه کاری را برون سپاری کرد؟!
قطعاً پاسخ این پرسش منفی است! البته گاهی ممکن است از کاری خوش‌تان نیاید و دیگر فاکتورهای لازم برای برون سپاری شدن را هم داشته باشد، در این شرایط می‌توانید آن را به اشخاص یا مجموعه‌هایی خارج از کسب و کارتان بسپارید؛ اما اگر فقط چون به انجام کاری علاقه ندارید، قصد برون سپاری آن را دارید، کلاً مسیر را اشتباه آمده‌اید!
به‌عنوان صاحب یک کسب‌وکار، لازم است برخی از تخصص‌ها را خودتان یاد بگیرید تا بتوانید به‌بهترین شکل کارتان را اداره کنید. مخصوصاً اگر کارتان کوچک است و بودجه زیادی ندارید!
خب، برویم سراغ کارهایی که یک کسب‌وکار آنلاین می‌تواند برون سپاری کند!
۹ چیزی که کسب و کار آنلاین شما می‌تواند برون سپاری کند
برون سپاری می‌تواند علاوه بر افراد یا تیم‌های متخصص، توسط برخی از نرم‌افزارها و اپلیکیشن‌های کمکی هم انجام شود. همان Saas و دیگر حوزه‌های رایانش ابری که بالاتر به آن‌ها اشاره کردیم.
فعالیت‌های اتوماتیک، روتین و وقت‌گیر را می‌توان به رایانه‌ها سپرد. رایانه خستگی نمی‌پذیرد و مرتکب خطاهای انسانی نمی‌شود. ابتدا اینفوگرافیک زیر را ببینید و سپس به ادامه مقاله بیایید که ۹ مورد مهم‌تر را جداگانه بررسی کنیم.
۱. تهیه نسخه پشتیبان
بک‌آپ گرفتن یا تهیه نسخه پشتیبان یکی از وظایفی است که باید تبدیل به روتین هر کسب و کاری شود.
اگر از اسناد و مدارک‌تان، از حساب‌ها و امور مالی، سایت و شبکه‌های اجتماعی و سایر موارد مهم روی سیستم، نسخه پشتیبان تهیه نمی‌کنید این کار را در اولین فرصت انجام بدهید. انجام این عمل به‌صورت روتین نیاز به توجه و صرف زمان دارد. برای تهیه نسخه پشتیبان از اسنادی که روی سیستم دارید می‌توانید از فضاهای ابری مانند Google Drive یا OneDrive استفاده کنید.
۲. حسابداری و امور مالی
امور مالی یکی دیگر از فعالیت‌های داخلی هر شرکتی است که باید به صورت منظم انجام شود. با این حال هر کسب و کاری لزوما به استخدام تمام‌وقت یک حسابدار نیاز ندارد؛ چراکه انجام این کار بخش قابل‌توجهی از بودجه را به خود اختصاص می‌دهد.
برای انجام امور مالی خود می‌توانید از یک حسابدار فریلنسر کمک بگیرید. نرم‌افزارهای حسابداری و مالیاتی هم گزینه خوبی برای انجام این کار هستند.. یکی از این نرم‌افزارها QuickBooks است که رابط کاربری ساده‌ای دارد و به‌راحتی قابل استفاده است.
۳. خدمات شبکه و پشتیبانی IT
پشتیبانی IT و امور فنی یکی از امور وقت‌گیر و حیاتی هر سازمانی است. بهتر است این کار را نیز به یک فرد یا تیم متخصص قابل اعتماد بسپارید. اطلاعاتی که این فرد یا تیم در اختیار خواهد داشت برای شما بسیار مهم و محرمانه است. خدمات این حوزه شامل چند بخش مهم است:
- حل سریع مشکلات مربوط به پشتیبانی فنی
- حضور متخصص در محل در مواقع بروز مشکلات اورژانسی
- ارائه آموزش‌های موردنیاز از جمله اصول اولیه حفظ امنیت
- کمک به انتخاب بهترین گزینه هنگام خرید یا به‌روزرسانی
۴. بازاریابی
هر کسب‌وکاری برای رشد و دیده شدن، نیاز به بازاریابی دارد. کاملاً بدیهی است! بازاریابی یک تخصص است و قاعدتاً باید افراد بلدکار انجام آن را برعهده بگیرند. اگر به هر دلیلی نمی‌توانید یک متخصص یا تیم را برای این کار داخل مجموعه‌تان داشته باشید، آن را به شرکت‌هایی بسپارید که کارشان مارکتینگ است!
۵. کمپین‌های تبلیغاتی
جدا از بازاریابی، تبلیغات نیز یکی از راه‌های رایج برای بیشتر دیده شدن هر کسب‌وکاری است! منتهی مراتب، برای موفق بودن یک کمپین تبلیغاتی، هدف‌گیری درست مخاطب هدف از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است؛ به همین خاطر، حتماً باید این کار را به متخصصین مربوطه بسپارید. شرکت‌ها و مجموعه‌هایی وجود دارند که می‌توانید برای این موضوع با آن‌ها قرارداد ببندید.
۶. خدمات سئو
اگر می‌خواهید سایت‌تان دیده شود، باید روی سئوی آن کار کنید. سئو مجموعه‌ای از فعالیت‌های تخصصی است که باید طبق اصول و زمان‌بندی انجام شود.
برای سئو هم می‌توانید یک متخصص حرفه‌ای استخدام کنید و هم می‌توانید آن را برون سپاری کنید.
۷. حمل‌ونقل
حمل‌ونقل و ارسال محصولات، یکی دیگر از کارهایی است که می‌توانید آن را برون سپاری کنید. نیازی نیست حتما یک راننده برای این کار استخدام کنید. می‌توانید از خدمات پستی استفاده کنید که سالیانه مبلغی مشخص و ثابت دارند. شرکت‌های زیادی وجود دارند که خدمات ارسال مرسولات را به‌صورت درون شهری، بین شهری و حتی میان کشوری انجام می‌دهند.
۸. رونویسی و یادداشت‌برداری
گاهی نیاز به تبدیل مصاحبه‌ها، سخنرانی‌ها و جلسات به متن دارید. انجام این کار، ساده اما زمان‌بر است. همچنین در برخی کسب و کارها، تهیه گزارش متنی از جلسات لازم و حیاتی است. برای رونویسی و یادداشت برداری از اسناد صوتی یا ویدیویی می‌توانید از فریلنسرهای این زمینه کمک بگیرید. همچنین نرم افزارها و وبسایت‌هایی (مانند تایپو) برای انجام این کار وجود دارند.
۹. دستیار مجازی
دستیار مجازی شخصی است که برخی خدمات روتین و اداری شرکت را به عهده می‌گیرد. این خدمات اغلب ساده و روتین هستند و قسمت عمده آن‌ها به تخصص نیاز ندارند.
چک کردن و پاسخ دادن به ایمیل‌ها، تنظیم جلسات، پاسخ دادن به مشتریان، به‌روز کردن اطلاعات، وب‌سایت و شبکه‌های اجتماعی همگی زیر مجموعه وظایف دستیار مجازی هستند.
در واقع، اگر نمی‌خواهید منشی استخدام کنید، حداقل یک دستیار مجازی داشته باشید تا در زمان‌تان صرفه‌جویی قابل‌توجهی کنید.
در بخش بعدی، این مقاله را با برخی نبایدها جمع‌بندی می‌کنیم.
چه کارهایی را نباید برون سپاری کرد؟
ابتدا اجازه دهید یک بار دیگر برون سپاری و درون سپاری را با اینفوگرافیک زیر برای‌تان معنا کنیم:
با وجود تمام مزایایی که برای برون سپاری گفته شد، بعضی از کارها را نباید برون سپاری کرد:
- کارهایی که تخصص کسب و کار شماست. برون سپاری منحصر به وظایف ثانویه و فرعی در کسب و کار شماست.
- کارهایی که مزیت رقابتی شما محسوب می‌شوند. برای مثال طراحی گوشی‌های آیفون توسط خود مجموعه اپل انجام می‌شود و سایر مراحل تولید، برون سپاری می‌شود. همین طراحی منحصر به فرد است که از یک گوشی هوشمند، آیفون می‌سازد.
- برون سپاری بیش از حد! کسب و کار شما نیاز به یک هسته متخصص اصلی دارد. برون سپاری بیش از حد به این هسته آسیب می‌زند.
اگر فکر می‌کنید موردی را از قلم انداخته‌ایم، حتماً آن را در قسمت کامنت‌ها بنویسید تا ما و دیگر خوانندگان از تجربیات‌تان بهره‌مند شویم. در کنار هم بیشتر و بهتر یاد خواهیم گرفت.
