نحوه مدیریت تیم‌های دورکار

مارس 2020 بود که مرزهای ملی جنوب شرقی آسیا یکی پس از دیگری بسته شد. پاندمی از راه رسیده بود و بیرون از چین، سنگاپور اولین کشوری بود که به دام این ویروس افتاد.

ارزش مقابله با مشکل آن هم چشم در چشم

تقریباً دو سالی می‌شود که مدیران بعد از تمام شدن دوران نشست‌های رو در رو هنوز بر سر کارایی جلسات از راه دور شرکت دارند و انگار دلشان با این جنس مذاکرات نیست. قبل‌ترها افراد سفر می‌کردند تا با تیم‌های محلی به گفتگو و مباحثه بپردازند، از حس و حال بازارهای داخلی باخبر شوند، با شرکا و مشتریان به گپ و گفت بپردازند و اگر مشکلاتی جدی بروز کرده بود نسبت به به حل آن‌ها اقدام کنند اما اکنون چنین کارهایی امکان‌پذیر نیست. اکنون بزرگ‌ترین چالش نحوه ارزیابی موقعیت‌هاست- خصوصاً اینکه بدانیم حال و هوای تیم به چه گونه است و دارد دقیقاً با چه مسائلی دست و پنجه نرم می‌کند. مدیران بعد از پاندمی هنوز دارند آزمون و خطا می‌کنند و در این مطلب قصد داریم کمی با شما از روش‌های مدیریت تیم‌های دورکار صحبت کنیم. با ما همراه بمانید.

پذیرا و منعطف باشید

مدیری که تیمش دورکار شده چاره ای ندارد جز منعطف بودن. بدین معنا که باید به دقت به حرف کارمندان خود گوش دهد تا بداند هر بخشی از کار در چه پروسه‌ای است. برای مثال اگر عضوی از تیم نسبت به قبل کم‌حرف‌تر شده شاید با یک سری چالش روبروست که مدیر از آن خبر ندارد. برنابراین مدیر باید نگاهی عمیق‌تر نسبت به موضوع داشته باشد. اما آیا این کار همیشه قابل‌اعتماد است؟ بدون نشست‌های فیزیکی ما باید تنها تکیه‌مان بر اینترنت و پوشش رسانه‌ای باشد تا از اتفاقات اطراف سر در بیاوریم. مدیر باید دست‌کم کمی بینش از اطراف داشته باشد (هم فیزیکی، هم عاطفی و هم روانشناختی و حتی مالی). این دید باید به درک قبلی مدیر اضافه شود تا مدیری تحلیلگر باشید و سکان امور را هرچند به صورت دورکار در دست گیرید. برای مثال، یک مدیر کشوری شاید فقط از وضعیت محلی ویروس کرونا بگوید اما در واقع باید از پیامدهای این ویروس نیز باخبر باشد و بداند بعد از این پاندمی چطور جریان نقدی شرکای داخلی تحت‌الشعاع قرار می‌گیرد.

مثال‌زدنی باشید

وارد شدن نیروی جدید به تیم همیشه یک چالش بوده است (آن هم در دوران کرونا). استراتژی این است که هم برای نشست‌های تیمی و هم تماس‌های یک‌نفره دوربین روشن باشد. وقتی صحبت از پرسنل جدید می‌شد باید با هر یک از آن‌ها یک مکالمه‌ی تکی داشت. ما انسان‌ها موجودات بصری هستیم و وقتی دوربین روشن باشد می‌شود حرکات صورت، حرمات دست و سایر سرنخ‌ها را از هویت فرد تا حدی متوجه شد. برآیند یک صحبت تصویری از تماس صوتی به مراتب بالاتر است. با افزودن ویدیو به نشست‌های ریموت می‌شود تیم را بهتر شناخت.

با مسئله اعتماد کردن کنار بیایید

مدیران می‌بایست درک کردن و همدلی را در همین بحران کرونا تمرین کنند. اینکه در زمان دورکاری فضای مخصوص به خود را داشته باشید و برای خودتان در آرامش کار کنید بسیار خوش‌شانسی است. اما افرادی هم هستند که با خانواده زندگی می‌کنند و از قضا خانواده شلوغ و پرجمعیتی هم دارند. برخی هم باید کلی پول بدهند تا پهنای باند مناسب برای دورکاری دست و پا کنند. مدیر در چنین مواقعی باید درک کند همه کارمندان شرایط دورکاری یکسانی ندارند و برخی‌ها را باید بیشتر درک کرد و پشتشان بود. در این دوران نباید دنبال عدد و رقم بود، بلکه باید به متغیرها نگاهی انداخت. برای مثال نباید تگران بود چند نفر در نشست حضور دارند بلکه این را مد نظر داشت که کیفیت صحبت با شرکای داخلی چگونه است. آیا داریم با مشتریان بالقوه دیالوگ برقرار می‌کنیم؟ آیا مسیر ارتباطی‌مان با کمپین‌ها و برنامه‌ها مؤثر عمل می‌کند؟ حرف ما این است که باید به تیم اعتماد کرد. اعضای تیم دروازه شما به سمت مشتریان جدید است؛ پس باید تکیه‌تان بر آن‌ باشد.

خودتان هم قابل اعتماد باشید

وقتی قرار شد دورکار شویم، اولین نگرانی این بود که همه اعضای تیم ابزارهای لازم برای ادامه کار آن هم در نهایت امنیت را دارند. منظور حداقل تجهیزات از جمله وی‌پی‌ان، لپ‌تاپی امن و کلیدهای قوی روی گوشی‌های موبایل است. و البته بله، همه کارکنان باید از طریق گوشی‌شان هم به فایل‌ها و ایمیل دسترسی داشته باشند. کسپرسکی در نیمه اول 2021 تنها در مرزهای ملی جنوب شرقی آسیا 38258 حمله موبایل را خنثی کرد که همین دوره سال بعد رقم 14 درص افزایش یافت. پس در نظر داشته باشید که شبکه سازمانی شما باید مجهز باشد. افزون بر این، مدیران می‌بایست به موقع وارد میدان شده و به تیم‌های خود یاری رسانند. به عنوان مدیر می‌توانید در کارکنان حس اعتماد ایجاد کنید. اعضای تیم باید در چنین شرایطی بدانند تنها نیستند و مدیری دلسوز ازشان پشتیبانی لازم را بعمل می‌آورد.

آرامش خود را حفظ کنید

در آخر اینکه حفظ آرامش و توجه به حتی کوچکترین علایم از سوی تیم خود مهم است. پریدن از نشستی به نشست دیگری شیرازه کار را به هم می‌ریزد؛ باید دمی تعلل کرد و گوش سپرد. اگر این پاندمی فقط یک چیز به مدیران یاد داده باشد آن این بوده که خود را ریکالیبره کنند- و باز از نو ریکالبیره و ریکالیبره. وضعیت‌ها مدام تغییر می‌کنند. بسته به کشور، نرخ پاندمی بالا و پایین می‌رود؛ برخی مواقع مسائل سیاسی آرامش مناطق را بر هم می‌زند و شاید برخی مواقع کارمندان حاضر در تیم ناخوش شوند. همه اینها باعث تضعیف روحیه می‌شود. پس باید بر اساس وضعیت اصلی خود را ریکالیبره کنیم. می‌بایست خود را جای همدیگر بگذاریم و یکدیگر را بیش از پیش درک کنیم. هر کسی به نحو خاصی خود را با شرایط وفق می‌دهد پس مهم است که مدیران تیم خود را بیش از قبل حمایت کند، به حرفشان گوش دهد و با آن‌ها همدلی بیشتری داشته باشد. در این روزهای عجیب باید کمتر به فکر قرارها، ساعات دقیق شروع جلسات و جداول زمانی بود. مادامیکه شرایط، شرایط دورکاری است باید کمی افکار شناورتری داشته باشیم.